Manager, Human Resources

About this position

POSITION SUMMARY

As a member of the CCES Senior Leadership Team, the Manager, Human Resources contributes to the efficacy of the CCES by recommending and managing staffing actions, related procedures and personnel policies including maintenance of the organization’s job classification and pay scale systems.  In consultation with the Executive Team, the Manager, Human Resources works to ensure that the organization has the necessary qualified staff to carry out its work. The Manager, Human Resources is responsible for the preparation and management of the organization’s personnel and professional development budgets, as well as the maintenance of confidential staff personnel records. In addition, the Manager, Human Resources provides support to volunteer members of the Compensation Review Committee, acts as the organization’s group benefits plan administrator and assists with processing payroll. 


DUTIES AND RESPONSIBILITIES

Management of Personnel & Staffing Actions

• work with senior management staff to ensure the organization has the necessary qualified staff to accomplish goals and objectives;
• ensure the CCES’s Job Classification and pay scale systems are appropriate and maintained;
• ensure new and revised position descriptions are evaluated, reviewed and classified in the appropriate classification band;
• draft position postings and ensure advertisement through regular CCES channels;
• oversee the selection process of applicants including, the review of applications received, screening calls, contacting candidates for interviews, drafting interview questions, and participating in the interview process;
• conduct reference checks for successful candidates as required;
• prepare job offers in consultation with the Executive Director, Corporate Services;
• meet with new staff to provide orientation and oversee on-boarding and training;
• conduct exit interviews with staff upon their departure from the organization, monitor trends and brief senior staff as required;

 
Personnel Policies and Procedures

• monitor current employment standards and practices ensuring compliance with Provincial legislation and ensure adequate and appropriate CCES personnel policies;
• recommend new personnel policies/revisions to existing policies and implement approved new/revised policies;
• revise and update the CCES Personnel Policy Manual as required;
• develop and implement systems to support personnel policies;
• in consultation with the Executive Director, Corporate Services, solicit legal advice on HR matters as required.

Personnel Budget Management

• develop and manage the organization’s personnel budget;
• assist with the payroll function in collaboration with the Finance Team;
• monitor professional development budget

Records Management

• maintain confidential information (file copies) for all CCES staff members;
• coordinate the performance appraisal process and maintenance of performance review records;
• ensure orientation and training records are maintained and up to date.

Benefits Administration

• notify benefits carrier of new hires;
• ensure group plan benefits enrolment information is completed and submitted to carrier;
• act as benefits plan resource for staff;
• follow-up and investigate claims information as required;
• monitor contracted services and competitive pricing options of benefits provider and assist with selecting service provider as required.

 
Compensation Review Committee

• in consultation with the Executive Director, Corporate Services, draft annual Compensation Review Committee Report for presentation to the Compensation Review Committee and CCES Board of Directors;
• coordinate logistics and participate in the annual meeting;
• provide assistance to Committee Members as required.

CCES Quality Management System

• be aware and knowledgeable of the position’s responsibilities within the Quality Management System;
• comply with relevant quality system processes and recommend process changes/revisions as appropriate;
• identify and help process nonconformities, corrective/preventive actions for position's responsibilities;
• log stakeholder feedback/comments in the issues database for tracking and appropriate follow-up as required.
• carryout internal audits as an active member of the internal audit team.

General Responsibilities

• respond to inquiries from the general public on available positions at the CCES;
• coordinate and attend joint health and safety meetings
• maintain provincial filings and requirements;
• facilitate regular education sessions for staff
• assist in the development and implementation of diversity, equity, inclusion and accessibility strategy
• maintain and update HRIS system
• undertake other duties as assigned by the Executive Director, Corporate Services.

Applications for this position should be submitted in confidence electronically by February 23, 2024 to the attention of Kalie McKenna, Canadian Centre for Ethics in Sport. We thank all applicants for their interest but only applicants selected for an interview will be contacted. For more information about the CCES, please visit www.cces.ca.

Throughout its recruitment process, the CCES is committed to Canada’s linguistic duality and diversity of its people. We welcome expressions of interest from all qualified applicants including Indigenous persons, persons with disabilities, members of visible minority groups, and all gender identities and sexual orientations. Upon request, accommodation will be provided during the hiring process.

DESCRIPTION DU POSTE

En tant que membre de la direction du Centre canadien pour l’éthique dans le sport (CCES), le ou la gestionnaire des ressources humaines contribue à l’efficacité du CCES en recommandant et gérant des mesures de dotation et des procédures et politiques relatives au personnel, en plus d’assurer le maintien du système de classification des emplois et les échelons salariaux de l’organisation. En collaboration avec l’équipe de direction, cette personne veille à ce que l’organisation dispose du personnel qualifié nécessaire pour mener ses tâches à bien. Elle est responsable de la formation et de la gestion du personnel et des budgets de perfectionnement professionnel, et assure la tenue des dossiers confidentiels des employés. Elle offre en outre un soutien aux membres bénévoles du comité d’examen de la rémunération, administre le régime d’avantages sociaux collectifs et participe au traitement de la paie.


RÔLES ET RESPONSABILITÉS

Gestion du personnel et dotation

• Collaborer avec la direction pour que l’organisation dispose du personnel qualifié nécessaire à l’atteinte de ses buts et objectifs.
• Veiller à ce que la classification des emplois et les échelons salariaux du CCES soient adéquats et à jour.
• Veiller à ce que les descriptions de poste nouvelles et révisées soient examinées, évaluées et classées dans le groupe de classification approprié.
• Rédiger les offres d’emploi et les diffuser sur les canaux habituels du CCES.
• Superviser le processus de sélection des candidats : examiner les candidatures reçues, filtrer les appels, convoquer les candidates et candidats en entrevue, rédiger des questions d’entrevue et participer aux processus d’entrevue.
• Faire la vérification des références pour les candidates et candidats retenus, s’il y a lieu.
• Préparer des offres d’emploi en collaboration avec la direction générale des services généraux.
• Rencontrer le nouveau personnel aux fins d’orientation et superviser l’accueil et la formation.
• Faire les entrevues de départ avec les membres du personnel qui partent, surveiller les tendances et faire le point avec la direction, s’il y a lieu.

 
Politiques et procédures

• Demeurer au fait des normes et des pratiques en matière d’emploi pour assurer la conformité à la législation provinciale, et faire en sorte que les politiques de gestion du personnel du CCES soient adéquates.
• Recommander la révision de politiques existantes ou l’élaboration des nouvelles politiques et en assurer la mise en œuvre.
• Réviser et mettre à jour le manuel des politiques relatives au personnel du CCES.
• Créer et mettre en œuvre des systèmes pour soutenir les politiques relatives au personnel.
• Demander des avis juridiques pour des questions de ressources humaines en collaboration avec la direction générale des services généraux, au besoin.

Gestion du budget

• Élaborer et gérer le budget consacré au personnel.
• Participer au traitement de la paie avec l’équipe des finances.
• Surveiller le budget alloué au perfectionnement professionnel.

Gestion des dossiers

• Assurer la tenue des dossiers confidentiels papier pour l’ensemble du personnel du CCES.
• Coordonner le processus d’évaluation du rendement et assurer la tenue des dossiers connexes.
• Assurer la tenue et la mise à jour des registres d’orientation et de formation.

 
Administration des avantages sociaux

• Aviser le fournisseur d’avantages sociaux des nouvelles embauches.
• Veiller à ce que tous les documents nécessaires à l’inscription des nouveaux membres du personnel soient remplis et transmis au fournisseur.
• Agir à titre de personne-ressource auprès du personnel pour tout ce qui concerne les avantages sociaux.
• Faire des suivis et des enquêtes concernant les réclamations, s’il y a lieu.
• Assurer le suivi des services retenus et des options de tarification de la concurrence, et participer à la sélection d’un fournisseur de services, s’il y a lieu.

 
Comité d’examen de la rémunération

• En collaboration avec la direction générale des services généraux, rédiger le rapport annuel du comité d’examen de la rémunération pour le présenter au comité d’examen de la rémunération et au conseil d’administration du CCES.
• Coordonner le volet logistique et participer à la réunion annuelle.
• Fournir de l’aide aux membres du comité, s’il y a lieu.

Système de gestion de la qualité du CCES

• Connaître les responsabilités du poste dans le système de gestion de la qualité.
• Respecter les processus de gestion de la qualité et recommander des modifications s’il y a lieu.
• Cerner les non-conformités pour les responsabilités du poste, et aider à prendre les mesures correctives/préventives nécessaires.
• Entrer les commentaires des partenaires dans la base de données aux fins de suivi, au besoin.
• Effectuer des audits internes à titre de membre de l’équipe de vérification.

Responsabilités générales

• Répondre aux demandes du grand public sur les postes à combler au sein du CCES.
• Organiser des réunions du Comité mixte sur la santé et la sécurité et y assister.
• Veiller au respect des exigences provinciales en matière de déclaration.
• Animer des séances de formation destinées au personnel.
• Contribuer à l’établissement et à la mise en œuvre d’une stratégie en matière de diversité, d’équité, d’inclusion et d’accessibilité.
• Tenir le système d’information sur les ressources humaines (SIRH) à jour.
• Effectuer d’autres tâches assignées par la direction générale des services généraux.

Soumettez votre candidature (CV et lettre de motivation) d’ici le 23 février, 2024 à l’intention de Kalie McKenna, Centre canadien pour l’éthique dans le sport. Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, mais ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour une entrevue. Pour en savoir plus sur le CCES, visitez le www.cces.ca.

Dans l’ensemble de son processus de recrutement, le CCES reconnaît la dualité linguistique du Canada et la diversité de sa population. Nous acceptons les déclarations d’intérêt de tous les postulants qualifiés, y compris les Autochtones, les personnes handicapées, les membres de minorités visibles ainsi que les personnes de toutes les identités et orientations sexuelles. Sur demande, l’hébergement sera fourni durant le processus d’embauche.