Executive Assistant & Board Coordinator / Adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur( trice) du conseil d’administration

About this position

CHEO Foundation is developing a growth strategy to support the growing needs at CHEO, CHEO Research Institute and Roger Neilson House. The Executive Assistant & Board Coordinator will be a key executive support to both the President & CEO and the Board of Directors. This role serves as the primary point of contact for internal and external constituencies on all matters pertaining to the Office of the CEO, and serves as a liaison to the Board of Directors and Executive Leadership team.

You have a passion for and familiarity with the not-for-profit sector and specifically the work taking place at CHEO, CHEO Research Institute, and Roger Neilson House.  You are highly organized and highly detail-oriented with strong project management skills.  You have an ability to use interpersonal, political navigation and communication skills to collaborate and build strong relationships in a professional and collegial way.

You are someone who is a resourceful team player, driven by the Foundation’s mission.  You have exceptional verbal and written communication skills and a proactive approach to problem solving. You anticipate needs and take action where appropriate.  You handle confidential information and documentation with absolute discretion.

You are excited by the prospect of change and growth.  You’re comfortable working with modern business systems in a dynamic environment and you have an ability to meet high-performance goals and deadlines while remaining adaptable to changing circumstances.

• Manage scheduling, correspondence and document production for the CEO
• Manage scheduling, meeting minutes, agenda action item tracking, document distribution and follow up action for executive leadership team (ELT), the Board of Directors, and Board committees
• Manage and update corporate books and records for CHEO Foundation; ensure government records and regulatory filings are current
• Provide a bridge for smooth communication between the CEO’s office and Board members, donors, partners at CHEO, CHEO RI or Roger Neilson House, CHEO Foundation staff, and others
• Prepare CEO with briefings and materials for meetings and presentations
• Assist CEO on special projects - which may include attending internal and external events - to provide logistical support
• Track CEO commitments, goals, projects, tasks and deadlines
• Attend select meetings, take notes, capture action items, and ensure follow through
• Provide administrative support to ad hoc projects including, but not limited to, policy development, internal communications, board reporting, performance monitoring/reporting, donor engagement
• Support the CEO’s donor and volunteer engagement and communications throughout the cultivation, solicitation and stewardship stages
• Monitor, prompt, prepare, distribute and electronically store CEO call reports, filing and prospect information management on Raiser’s edge as needed
• Plan and coordinate CEO business travel and travel-related activities
• Act in support of the CEO during absences by dealing with issues within scope of authority and directing issues that require the attention of others

• Post-secondary education in Administration, Business, Not-for-Profit Management or a related area and/or experience providing executive level support
• A collaborative approach to problem-solving
• Excellent oral and written communication skills
• Detail-oriented with a commitment to accuracy
• Self-directed and able to meet deadlines and goals with limited supervision
• Flexibility to work outside traditional work hours from time to time as required
• Advanced knowledge of Microsoft Office software suite and Adobe products; working knowledge of Asana and Raiser’s Edge is an asset
• A commitment to continuous learning
• Bilingualism (English/French) would be preferred

All references to groups or gatherings refer to a time when COVID-19 restrictions are lifted, and gatherings are once again safe. The CHEO Foundation offices are located in Ottawa. Employees are often working remotely due to COVID-19 protocols and will do so until further notice.

The CHEO Foundation has a Universal COVID-19 Vaccination Policy that applies to all staff.  As a condition of employment, the preferred candidate will be required to provide proof of both their first and second dose of the COVID-19 vaccine.  Exceptions will only be made on the basis of disability (medical), creed (religion) or other grounds enumerated in the Ontario Human Rights Code.

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Aperçu du poste

La Fondation du CHEO élabore une stratégie de croissance pour répondre aux besoins croissants du CHEO, de l’Institut de recherche du CHEO et de La maison Roger Neilson. L’adjoint(e) administratif(ve) et coordonnateur(trice) du conseil d’administration offrira un soutien exécutif clé au Président-directeur général et au conseil d’administration (CA). Ce rôle servira de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives au bureau du président-directeur général et servira de liaison avec le conseil d’administration et l’équipe de direction.

À propos du vous

Vous connaissez bien le secteur caritatif et ce dernier vous passionne, plus particulièrement le travail effectué au CHEO, à l’Institut de recherche du CHEO et à La maison Roger Neilson. Vous êtes très organisé et avez le souci du détail et de solides compétences en gestion de projet. Vous êtes capable d’utiliser des compétences interpersonnelles, de navigation politique et de communication pour collaborer et établir des relations solides de manière professionnelle et collégiale.

Vous avez un bon esprit d’équipe et êtes motivé(e) par la mission de la Fondation du CHEO. Vous avez des compétences exceptionnelles en matière de communication verbale et écrite, et une approche proactive à la résolution de problèmes. Vous anticipez les besoins et prenez les mesures qui s’imposent. Vous traitez les informations et documents confidentiels avec une discrétion absolue.

La perspective du changement et de la croissance vous rend enthousiaste. Vous êtes à l’aise avec les systèmes d’affaires modernes dans un environnement dynamique et vous avez la capacité d’atteindre des objectifs et des délais de haut niveau tout en restant adaptable aux circonstances changeantes.

Tâches principales

• Gérer le calendrier, la correspondance et la production de documents pour le PDG;
• Gérer le calendrier, les procès-verbaux des réunions, le suivi des points à l’ordre du jour, la distribution des documents et les mesures de suivi pour l’équipe de direction, le CA et les comités du conseil;
• Gérer et mettre à jour les livres et les dossiers de la Fondation du CHEO; s’assurer que les dossiers gouvernementaux et les dépôts réglementaires sont à jour;
• Assurer une communication fluide entre le bureau du PDG et les membres du CA, les donateurs, les partenaires du CHEO, de l’IR du CHEO ou de La maison Roger Neilson, le personnel de la Fondation du CHEO et autres;
• Fournir au PDG des breffages et du matériel pour les réunions et les présentations;
• Aider le PDG dans le cadre de projets spéciaux, ce qui peut inclure la participation à des événements internes et externes, afin de fournir un soutien logistique;
• Suivre les engagements, les objectifs, les projets, les tâches et les échéances du PDG;
• Assister à certaines réunions, prendre des remarques, noter les mesures à prendre et en assurer le suivi;
• Fournir un soutien administratif à des projets ad hoc, y compris, mais sans s’y limiter, l’élaboration de politiques, les communications internes, les rapports du conseil d’administration, le suivi et les rapports de performance et l’engagement des donateurs;
• Soutenir l’engagement et la communication avec les donateurs et les bénévoles du PDG tout au long des étapes de culture, de sollicitation et de gestion;
• Surveiller, demander, préparer, distribuer et stocker électroniquement les rapports d’appels du PDG, le classement et la gestion des informations sur les prospects sur Raiser’s edge, selon les besoins;
• Planifier et coordonner les voyages d’affaires du PDG et les activités liées aux voyages;
• Appuyer le chef de la direction pendant ses absences en traitant les questions relevant de son autorité et en dirigeant les questions qui requièrent l’attention d’autres personnes.

Compétences

• Formation postsecondaire en administration, en affaires, en gestion d’organismes à but non lucratif ou dans un domaine connexe et expérience de soutien aux cadres;
• Approche collaborative de la résolution de problèmes;
• Excellentes compétences en communication orale et écrite;
• Souci du détail et souci de l’exactitude;
• Autonomie et capacité de respecter les délais et les objectifs avec une supervision limitée;
• Flexibilité pour travailler en dehors des heures de travail traditionnelles, de temps en temps, selon les besoins;
• Connaissance avancée de la suite logicielle Microsoft Office et des produits Adobe; une connaissance pratique des logiciels Asana et Raiser’s Edge serait un atout;
• Engagement envers l’apprentissage continu;
• Le bilinguisme (anglais-français) serait préférable.

COVID-19

Toute référence à des groupes ou à des rassemblements fait référence à un moment où les restrictions liées à la COVID-19 seront levées et où les rassemblements sont à nouveau sûrs. Les bureaux de la Fondation du CHEO sont situés à Ottawa. Les employés travaillent actuellement à distance en raison des protocoles liés à la COVID 19 et prévoient le faire jusqu’à nouvel ordre.

La Fondation du CHEO a une politique universelle de vaccination contre le COVID-19 qui s’applique à tout le personnel. Comme condition d’emploi, le candidat préféré devra fournir la preuve de sa première et de sa deuxième dose du vaccin COVID-19. Des exceptions ne seront faites que sur la base d’un handicap (médical), de la croyance (religion) ou d’autres motifs énumérés dans le Code des droits de la personne de l’Ontario.