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Bilingual Program Administrator (General)

  • Posted:Jan 13, 2021
  • Apply by:Feb 02, 2021
  • Job Type
  • Full Time
  • Job Level
  • Other
  • Location
  • Toronto, ON
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  • Other
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  • Other

About this position

Competition number: 8-20

Deadline date for submissions: February 2, 2020 at 5 pm

Affiliation: Unionized

Remuneration: $42,727 – $64,723

The Ontario Arts Council (OAC) requires an experienced administrator to provide key administrative and logistical support services for regularly and temporarily assigned granting programs, processes and projects, and act as primary reception and program administration backup, as well as communicating detailed information to applicants on grant requirements and how to apply. 

Key Responsibilities: 

  • Responds to general inquiries about granting program requirements and use of the on-line grants system by phone, e-mail or in person 
  • Conducts applicant eligibility reviews 
  • Supports the grant review panels by providing administrative and technical support throughout the process, such as viewing of applications, score sheets and audio-visual materials, and taking notes
  • Prepares payments to be issued
  • Prepares mass communications
  • Makes logistical arrangements for meetings, such as room bookings, hotel, travel and meal arrangements 
  • Records management, archiving, sorting and filing
  • Works reception for breaks and other leaves
  • Provides general administrative support where needed

Key Qualifications: 

  • Few years of experience in an administrative capacity, preferably within a not-for-profit arts context, combined with relevant training and/or education to further strengthen one’s ability to do the job
  • General knowledge, understanding, appreciation and experience with a broad range of art forms and not for profit arts management is an asset
  • Communicating in English at an excellent level is a requirement for reading, writing and verbal communication skills
  • Bilingualism in oral and written French at the Advanced level is a requirement
  • Knowledge of ASL, Indigenous languages is an asset
  • Results-oriented person with strong ability to work under pressure to meet tight deadlines in a fast-paced environment with multiple priorities 
  • Highly organized, attentive to detail, multi-tasking individual with strong time management skills 
  • Works well independently as well as collegially with others 
  • Communicates in a professional demeanor with a customer service focus 
  • A supportive, positive attitude when communicating with artists and arts organizations that have different needs, capabilities and are from diverse communities
  • Intermediate to advanced proficiency with Word and Excel is essential, experience with Microsoft Office 365 and Teams is an asset
  • Technically adept in the use of audio-visual equipment and databases  
  • May need to work overtime periodically 

Qualified candidates are invited to submit a cover letter and resume by 5 p.m. (please note that applications that do not include a cover letter will not be considered): 

https://www.arts.on.ca/about-us/careers-at-oac?lang=en-ca

 

Numéro du concours : 08-20 

Date d’échéance de soumission de candidature : 2 février 2020 à 17 h 

Affiliation: Poste syndiqué  

Rémunération: 42 727 $ - 64 723 $ 

Le Conseil des arts de l'Ontario (CAO) recherche une administratrice ou un administrateur chevronné pour assurer d'importants services de soutien administratifs et logistiques pour des programmes de subventions, des processus et des projets affectés de façon permanente ou temporaire, ainsi que pour servir de point d'accueil et de ressource d'appoint pour l'administration des programmes et pour communiquer des renseignements détaillés sur les exigences des subventions et les modalités de présentation d'une demande aux candidats et candidates des programmes.

Responsabilités principales :

  • Répondre par téléphone, par courriel ou en personne aux demandes générales de renseignement au sujet des exigences d’un programme de subvention et de l’utilisation du système de présentation de demande en ligne. 
  • Évaluer l’admissibilité des candidats. 
  • Soutenir les comités d’évaluation des demandes de subvention en assurant leurs tâches administratives et techniques comme le visionnement des demandes, les fiches de pointage, le matériel audiovisuel et la prise de notes.
  • Préparer les paiements à effectuer.
  • Préparer les communications de masse.
  • Assurer la logistique des réunions, p. ex. réservations de salle, hébergement, déplacements et repas. 
  • Gérer, trier, classer et archiver les dossiers. 
  • Assurer la continuité de la réception lors des pauses et des congés.
  • Assurer un soutien administratif général selon les besoins.

Principales compétences :

  • Quelques années d’expérience de fonctions administratives, de préférence dans un milieu artistique sans but lucratif, jointes à une formation ou des études pertinentes afin de renforcer sa capacité d’exceller au travail.
  • La connaissance générale, la compréhension, l'appréciation et l'expérience d'une grande variété de formes artistiques et de gestion des arts en milieu sans but lucratif sont des atouts.
  • D’excellentes capacités de lecture, de rédaction et de conversation en anglais sont essentielles.
  • Le bilinguisme et une maîtrise de niveau supérieur du français parlé et écrit sont essentiels.
  • Une connaissance de la langue des signes ASL et des langues autochtones est un atout.
  • Être une personne axée sur les résultats, avoir une grande capacité de travailler sous pression avec des échéances serrées dans un milieu exigeant à priorités multiples. 
  • Être une personne organisée qui peut mener plusieurs tâches de front, avoir le souci du détail et savoir bien gérer son temps. 
  • Capacité de travailler de façon autonome et avec ses collègues. 
  • Capacité de communiquer de façon professionnelle en assurant le service à la clientèle. 
  • Attitude positive et encourageante lors des communications avec les artistes et les organismes artistiques ayant différents besoins ou différentes capacités ou de la diversité culturelle.
  • Une maîtrise intermédiaire à supérieure de Word et Excel est essentielle, une expérience de Microsoft Office 365 et Teams est un atout.
  • Savoir-faire technique en utilisation de matériel audiovisuel et de bases de données.  
  • Le poste peut comporter des périodes de travail supplémentaire.

Les candidates et les candidats admissibles sont invités à soumettre leur lettre de présentation et leur CV avant 17 heures (à noter que les candidatures non accompagnées d’une lettre de présentation ne seront pas acceptées) :

http://www.arts.on.ca/le-cao-en-bref/emplois?lang=fr-ca

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