Administrateur.trice de services / Services Administrator

About this position

(English follows)

Le poste permanent de 35 heures par semaine nécessite un membre du personnel pour l'administration de deux responsabilités principales : 1) des cours en ligne (28 heures par semaine) et de services aux membres (7 heures par semaine). Relevant de la Directrice générale, l’Administrateur.trice de services travaille à distance, de manière largement indépendante et accomplit les tâches requises. Le/la candidat.e doit être bien organisé.e, énergique, enthousiaste, capable de travailler au sein d'une petite équipe collaborative, démontrant une flexibilité face à l'évolution des priorités. Le/la candidat.e doit également être ouvert.e à apprendre de nouveaux logiciels et plates-formes, selon les besoins du poste. Le candidat doit parler couramment le français et l'anglais et la maîtrise d'une langue autochtone est considérée comme un atout. Le charge de travail peut fluctuer en fonction du cycle annuel.

I. Responsabilités générales pour l'administration des cours

Le poste de 28 heures par semaine est responsable du soutien administratif et technique des cours dispensés en ligne. Son rôle est de faciliter l'expérience d'apprentissage en ligne, afin que celle-ci soit réussie. Le membre du personnel est responsable de l'inscription des participant.e.s, de la gestion du cours et de l'évaluation du cours. L’Administrateur.trice des services (AS) travaille en étroite collaboration avec le(s) responsable(s) du cours et les comités concernés. L'AS assure la liaison principale entre les spécialistes du contenu, les membres et les participant.e.s. L'AS répond aux questions et aux préoccupations des participant.e.s.

Tâches :

• Soutenir les participant.e.s lors de l'inscription, de l'orientation et de la progression dans le cours.
• Gérer les demandes et les préoccupations des participant.e.s et des autres membres de l'Association.
• Assurer la capacité technique avant le lancement du cours.
• Dépanner et résoudre efficacement les problèmes techniques.
• Guider et aider les participant.e.s en ce qui concerne les exigences techniques du cours et les aider à naviguer dans l'environnement d'apprentissage en ligne.
• Aider les participant.e.s d’ achèver les conditions du cours (c'est-à-dire le certificat de réussite).
• Fournir un soutien administratif aux personnes associées à un (des) cours.
• Tenir à jour la documentation relative au cours.
• Coordonner la collecte et l'intégration du contenu des cours.
• Maintenir, réviser et télécharger le contenu des cours en fonction des recommandations des spécialistes du contenu.
• Maintenir une base de données précise des participant.e.s et d'autres statistiques pertinentes sur les cours.
• Assurer la liaison avec les autres membres du personnel afin de s’assurer que les informations sur les cours sont partagées avec les membres.
• Rédiger des rapports et des présentations si nécessaire.
• Agir en tant que ressource de soutien pédagogique et de formation, en fournissant des ressources sur les meilleures pratiques et les techniques éprouvées sur la manière de soutenir avec succès l'apprentissage et l'instruction dans un environnement en ligne.
• Effectuer et résumer des recherches et des analyses documentaires.
• Aider à la gestion et à l'analyse des données.
• Toute autre tâche pouvant être assignée de temps en temps.

II. Responsabilités générales pour les services aux membres

Le poste de 7 heures par semaine fournit un soutien administratif pour les besoins de l'adhésion y compris le recrutement et le renouvellement des membres, l'administration des bases de données.

Tâches :

• Soutien aux membres : Répondre aux questions par téléphone, courriel et en personne, selon les besoins.
• Coordonner et faciliter le renouvellement des adhésions pendant le cycle de renouvellement annuel.
• Mettre à jour et maintenir les bases de données et les listes de contacts y compris les membres individuels et les institutions membres.
• Offrir un soutien administratif : La préparation et la distribution de documents, le maintien des dossiers, les réservations de voyage et d’hébergement et la présentation des formulaires de remboursement, prendre note du courrier reçu et envoyé, préparation de correspondance.
• Aider avec la planification, la mise en œuvre et l’évaluation d’événements pour les membres tels que l’AGA (y compris la mise en candidature et les renseignements des délégués);  offrir un soutien et l’inscription sur place.
• Assister aux réunions si nécessaire.
• Régler les problèmes à mesure qu’ils surviennent.
• Autres tâches demandées si nécessaire.

Qualifications :

• Diplôme de premier cycle universitaire (baccalauréat) et/ou diplôme d’études collégiales et expérience professionnelle équivalente dans un environnement d'enseignement supérieur
• Un minimum d'un an d'expérience professionnelle dans l'administration de cours en ligne
• Excellente communication écrite et orale en français et en anglais
• Capacité à communiquer des solutions techniques à des publics variés
• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome
• Capacité à maintenir une attitude professionnelle, courtoise et positive;
• Capacité à travailler sur plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais
• Connaissance des outils et mécanismes nécessaires à l'animation pédagogique dans un environnement d'apprentissage en ligne
• Expérience avec les outils de technologie de l'apprentissage tels que Moodle et/ou d'autres systèmes de gestion de l'apprentissage
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, des systèmes de gestion du contenu (p. ex., OpenCMS)
• Volonté d'apprendre et de résoudre les problèmes
• Excellente gestion du temps, capacités de hiérarchisation des tâches et souci du détail
• Capable de manipuler de l’information confidentielle.

Le salaire est fonction de l'expérience, sous réserve de l'approbation du conseil d'administration.

Les personnes possédant l'expérience requise sont invitées à postuler avec un curriculum vitae et une lettre de motivation. Seul.e.s les candidat.e.s retenu.e.s pour une entrevue seront contacté.e.s. Nous fournirons des aménagements pendant toute la durée du processus d'embauche, sur demande, aux candidat.e.s handicapé.e.s. Si vous êtes contacté, veuillez nous informer si vous avez besoin d’accommodements particuliers.

CASWE-ACFTS s'engage à respecter l'équité en matière d'emploi et accueille les candidatures de tous.tes les candidat.e.s qualifié.e.s, y compris les membres de groupes racisés, les Autochtones, les femmes, les personnes d'orientation et d'identité sexuelles minoritaires et les personnes ayant un handicap.  

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The 35 hours per week permanent position requires a staff person for the administration of two primary responsibilities: 1) Online courses (28 hours per week), and 2) Member services (7 hours per week). Reporting to the Executive Director, the Services Administrator works remotely, largely independently, completing tasks as required. The candidate must be well organized, energetic, enthusiastic, able to work as part of a small, collaborative team, and flexible to changing priorities. The candidate should also have an openness to learning new software/platforms as required for the position. The candidate must be fluent in French and English and capacity in an Indigenous language is considered an asset. The workload may fluctuate given the annual cycle.

I.  General responsibilities for course administration

The 28 hours per week position serves as the primary administrative and technical support for course(s) delivered online. The role is to facilitate success in the online learning experience. The staff is responsible for registration of participants, managing the course, and the course evaluation. The Services Administrator (SA) works closely with the course lead(s) and relevant committees. The SA acts as the primary liaison between the content specialists, members, and participants. The SA responds to queries and concerns from participants.

Tasks:

• Support participants in registration, orientation, and progression through the course.
• Manage enquiries and concerns from participants and other Association members.
• Ensure technical capacity prior to course launch.
• Troubleshoot and solve technical issues efficiently.
• Guide and assist participants with the technical requirements of the course and help them navigate the online learning environment. 
• Assist with course completion requirements (i.e. certificate of achievement).
• Provide administrative support to those associated with a course(s).
• Maintain up-to-date course documentation.
• Coordinate the collection and integration of course content.
• Maintain, revise, and upload course content based on the content specialists’ recommendations.
• Maintain accurate database of participants and other relevant course statistics.
• Liaise with other staff to ensure up-to-date course information is communicated to members.
• Draft reports and presentations as necessary.
• Act as an instructional support and training resource, providing resources on best practices and proven techniques on how to successfully support learning and instruction in an online environment. 
• Conduct and summarize literature searches and reviews.
• Assist with data management and analysis.
• Such other duties as may be assigned from time to time.

II.  General responsibilities for member services

The 7 hours per week position provides administrative support for the membership needs including membership recruitment and renewals, administering databases.

Tasks

• Member support: Responding to members’ queries by phone, email and in person as required.
• Coordinating and facilitating membership renewals during annual renewal cycle.
• Updating and maintaining databases and contact lists including individual members and institutional members.
• Providing administrative support: Prepare and distribute documents; file maintenance; travel and accommodation arrangements; expense claim submissions; log incoming/outgoing mail; prepare correspondence.
• Assisting with the planning, implementation and evaluation of member service events such as the AGM (including nomination and delegate information); provide onsite/online registration and support.
• Attend meetings as necessary.
• Problem-solve as needs arise.
• Other duties may be assigned as required.

Qualifications:

• Bachelor's Degree and/or diploma and work experience in a higher education environment
• Minimum of one year of professional experience with online course administration
• Excellent written and verbal communication skills in French and English
• Ability to communicate technical solutions to a variety of audiences
• Ability to work well in teams, as well as work independently
• Ability to maintain a professional, courteous and positive demeanor
• Ability to work on multiple tasks simultaneously while under timelines
• Familiarity with tools and mechanisms required for instructional facilitation in an online learning environment
• Experience with learning technology tools such as Moodle and/or other learning management systems
• Ability to use Microsoft Office and content-management systems (i.e. OpenCMS)
• Willingness to learn and problem solve
• Excellent time management, task prioritisation capacities, and attention to detail
• Capacity to work with confidential information

Salary to commensurate with experience, pending Board approval.

Individuals with the requisite experience are invited to apply with a resume and cover letter. Only those candidates who are being considered for interviews will be contacted. We will provide accommodation during all parts of the hiring process, upon request, to applicants with disabilities. If contacted, please advise us if you require any accommodation.

CASWE-ACFTS is committed to employment equity and welcomes applications from all qualified candidates, including members of racialized groups, Indigenous persons, women, persons of minority sexual orientations and gender identities and persons with disabilities.  

• Please send C.V. and cover letter by email to awright@caswe-acfts.ca.